Naše podmínky pro vykonávanou činnost
Společnost ARCHIPO se již při přípravě smlouvy na poskytované služby aktivně účastní přípravy písemností k jejich předání a uskladnění. Spolupracuje s určenými odpovědnými pracovníky zadavatelů, koncipuje s nimi rozsah potřebných služeb. Formou konzultací nebo nasazením vlastních pracovníků zajišťujeme vytřídění a zpracování písemností podle jejich charakteru, skartačních lhůt a povahy, zpracování jejich soupisů formou protokolu o předání písemností. V uzavíraných smlouvách na naše služby jednoznačně specifikujeme zadavatelem požadované činnosti, provádíme kalkulace finální ceny zakázky, případně stanovíme cenové sazby na pravidelně poskytované služby.
Pro skladování převzatých písemností naše komerční spisovna využívá zásadně vlastní objekty, které jsou v našem majetku, tím je pro ukladatele zajištěna dlouhodobá stabilita dislokace uložených písemností bez rizika ztrát nebo poškození při vynuceném stěhování archivu z pronajatých prostor.
V současné době disponujeme kapacitou Hlavního archivu, tj. spisovnu dislokovanou přímo v Praze, kde je i sídlo společnosti. Zde jsou k dispozici prostory s kapacitou 3.500 běžných metrů, dobře přístupné, vybavené potřebným technickým vybavením pro rychlé operativní vyhledání a zajištění vyžádaných dokladů a písemností. K dispozici je zde studovna, kde je možno ze strany oprávněných osob a subjektů vytěžovat uložené písemnosti dle individuálních potřeb.
Pro rozhodující část přebíraných písemností firma využívá Centrální archiv, tj. spisovnu dislokovanou v obci Cerhovice, Středočeský kraj. Jedná se o velkokapacitní sklad s možností uložit až 10.000 běžných metrů, přičemž tuto kapacita lze perspektivně zvýšit výstavbou na rozsáhlém vlastním pozemku. Budova centrálního archivu je standardně vybavena potřebnou kancelářskou a manipulační technikou pro usnadnění příjmu písemností, prostřednictví nákladové rampy zde lze zpracovávat i velkokapacitní nákladní vozy.
Smluvně stanovený objem písemností společnost ARCHIPO přebírá na základě "Protokolů o předání", a to v místě uložení, tj. Centrálním, resp. Hlavním archivu firmy, nebo přímo u ukladatele, tj. u subjektu, který na základě smlouvy písemnosti firmě ARCHIPO předává.
Archivní servis, tj. vytěžování uložených písemností ze strany oprávněných osob a subjektů je zajištěn na základě požadavků ukladatele ve sjednaných termínech od 2 do 10 pracovních dnů od převzetí písemné žádosti (dopisem, faxem nebo mailem). Postup při vytěžování písemností je upraven interním spisovým řádem. Archivní servis je výhradně poskytován jen oprávněným osobám a subjektům, o realizovaném servisu je vedena předepsaná evidence. Poskytovaný archivní servis je zpravidla bezúplatný, cena je zahrnuta v paušálních nákladech za uskladnění písemností, u živých subjektů s požadavkem na nadstandardní servis jsou tyto služby zpoplatňovány dle individuálně sjednaných sazeb. Společnost ARCHIPO garantuje, že uložené doklady nebudou poskytnuty neoprávněným osobám a subjektům. Po uplynutí skartačních lhůt zajišťuje automaticky odbornou skartaci v souladu se stanovenou legislativou, tj. po odsouhlasení likvidace písemností příslušným státním oblastním archivem.
Cenové sazby pro jednotlivé položky služeb uvádíme v samostatné části prezentačního materiálu. Zde jsou také informace o poskytovaných slevách a zvýhodnění. Na jednotlivé zakázky zpravidla sjednáváme smluvní cenu, která je, s ohledem na charakter subjektu ukladatele, fakturována pravidelně (ročně, čtvrtletně – pro živé firmy) nebo jednorázově po podpisu smlouvy, resp. po převzetí písemností k uložení (pro subjekty v likvidaci nebo konkursu). Na sjednanou smluvní cenu vystavujeme fakturu, která je splatná zpravidla do 20 dnů od jejího vystavení. V případě rozsáhlejších zakázek a postupném přebírání písemností jsou vystavovány faktury na každé dílčí plnění. Vydané faktury lze hradit bankou převodním příkazem nebo i hotově. Společnost ARCHIPO je plátcem daně z přidané hodnoty, proto k účtovaným cenám je připočítávána platná sazba DPH.