Manipulace a zpracování písemností
Tuto službu doporučujeme všem subjektům, kde nefunguje řádně vlastní spisovna, tj. archivní a skartační činnosti. Cílem této služby je redukovat rozsah písemností v souladu se zákonem č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, a zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví; spisovou agendu uspořádat a vytvořit přehledné soupisy jednotlivých položek uložených písemností a jejich zařazení dle skartačních lhůt.
Služba zahrnuje následující činnosti
- roztřídění písemností (svazky, balíky, vazače apod.) podle druhu, původu a doby vzniku
- odstranění kovových předmětů, umělohmotných obalů, textilií, kopíráků a pod. podle podmínek pro následnou skartaci písemností (fyzickou likvidaci)
- projednání zásad likvidace písemností s nadřízeným archivním orgánem (příslušným SOA)
- rozdělení písemností na:
- archiválie (označení skartačním znakem A)
- písemnosti s neprošlou skartační lhůtou (AS)
- písemnosti určené ke skartaci (fyzická likvidace, znak S)
- odpad (nesledované tiskoviny, obaly apod.)
- vytvoření položek písemností (balíků, archivních krabic, desek a šanonů) s označením:
- název subjektu ukladatele (firmy původce písemností)
- pořadové číslo položky
- obsah položky (charakter a popis písemností dané položky)
- doba vzniku písemností v položce (od – do, tj. nejstarší a nejmladší datum vzniku obsaženích dokladů)
- druh písemnosti (dle typu skartačního znaku - A, AS, S)
- místo uložení (stávající uložení, resp. budoucí místo uložení v komerční spisovně)
- pořízení soupisů jednotlivých položek zpracovaných písemností (dle vytvořených položek)
- sepsání návrhů žádostí o:
- umístění archiválií (do příslušného SOA)
- vystavení Skartačního protokolu (podklad pro fyzickou likvidaci písemností typu S)
- projednání povolení ke skartaci s nadřízeným archivním orgánem (SOA)
- vyhotovení a předání Zprávy o průběhu provedených prací, obsahující originály předávacích dopisů se soupisy písemností.
Ceník
| Položka ceníku | Sazba | Poznámka |
| Zpracování písemností (vytřídění podle druhu, původu a doby vzniku a zařazení podle skartačních znaků) | od 250,- Kč/bm do 1.000,- Kč/bm |
Podle rozsahu, stavu a charakteru písemností |
| Příprava písemností (zpracování soupisů, protokolů a návrhů) | od 150,- Kč/hod do 200,- Kč/hod |
Realizace u zpracovatele / Realizace u zadavatele |
| Skartace písemností s prošlou skartační lhůtou (fyzická likvidace) | od 150,- Kč/bm do 300,- Kč/bm |
Podle rozsahu, stavu a charakteru písemností |
| Manipulace a doprava písemností | od 5,- Kč/km/bm do 30,- Kč/km/bm |
Podle rozsahu, vzdálenosti a dostupnosti místa uložení |