Vzor smlouvy
Smlouva č.pppmmrr
o zpracování, skladování a archivaci písemností uzavřená podle § 2415 až 2429 nového obchodního zákoníku
Zadavatel
............... / subjekt – likvidátor, insolvenční správce apod./
firmy: .............................. v likvidaci/ v konkursu
se sídlem: ............................................................
IČ: ............. DIČ: ...............................
Bankovní spojení: ...............................
Zapsaná …………
Zpracovatel
Archipo s.r.o., Praha 6, Papírenská 63/4
zastoupená - ing.Jiřím Čurdou - jednatelem
IČ: 485 90 061 DIČ: CZ48590061
Bankovní spojení: MONETA Money Bank, č.ú. 1720808504/0600
Zapsaná v obch. rejstříku v oddíle C, vložka 18328, vedeném Městským soudem v Praze
1. Předmět smlouvy
Předmětem uzavřené smlouvy je komplexní součinnost se zadavatelem při zajištění písemností vzniklých z činnosti subjektu zadavatele, tj. jejich vytřídění, rozdělení, zpracování soupisů a související průběžná součinnost s pracovníky státního archivu. Převzetí vytříděných a zpracovaných písemností, zajištění uložení archiválií do příslušného státního archivu, uložení písemností s neprošlou skartační lhůtou a zajištění skartace písemností s prošlou skartační lhůtou. Odborná součinnost bude ze strany zpracovatele zabezpečena v souladu s právními předpisy, zejména zákonem č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v platném znění, a dále předpisů jej provádějících (vyhl. 645/2004 Sb.). Likvidace převzatých písemností bude provedena postupně v souladu s obecně platnými předpisy a pokyny zadavatele.
2. Rozsah sjednaných služeb (individuálně dle požadavků zadavatele)
- zpracování písemností
- převzetí, manipulace a uložení písemností
- skladování písemností s neprošlou skartační lhůtou
- skartace písemností s prošlou skartační lhůtou
- archivní servis
K jednotlivým bodům náleží veškeré související činnosti, tj. zpracování příslušných písemností, soupisů, návrhů, kontakt s příslušným oblastním archivem a dalšími orgány a institucemi.
Zadavatel předá písemnosti k plnění sjednaného předmětu smlouvy a rozsahu sjednaných služeb na základě Protokolu o předání písemností. Termín předání písemností bude stanoven operativně dohodou obou stran. Předávání započne nejdříve dnem podpisu této smlouvy, ukončeno bude nejpozději do .........., s výjimkou dokladů nutných pro ukončení likvidace, resp. konkursního řízení. Zpracovatel uloží převzaté písemnosti v rozsahu celkem do ........... bm (běžným metrem písemností se pro účely této smlouvy rozumí písemnosti formátu A4 v šanonech nebo balících postavené v jedné řadě vedle sebe v délce 100 cm), v prostorech vhodných a příslušnými orgány schválených k ukládání písemností. Tyto prostory jsou situovány v Centrálním archivu v obci Cerhovice č.p.31 a 32, Středočeský kraj (telefon/fax 311577594), resp. v Hlavním archivu v Praze 6 – Bubeneč (telefon 224 317 719). Převzaté písemnosti budou skladovány dle stanovených skartačních lhůt standardně až po dobu 10 let. Mzdové a osobní spisy budou uloženy po prodlouženou dobu, tj. na 30 let. Objem těchto písemností nepřekročí ............ bm.
Průběžně, po dohodě s příslušným orgánem, v souladu s obecně platnými právními předpisy a pokyny zadavatele, zajistí zpracovatel řádnou skartaci písemností, jejichž doba uschování uplynula.
3. Povinnosti zadavatele
Zadavatel je povinen seznámit zpracovatele s rozsahem všech písemností, vztahujících se k předmětu této smlouvy, umožnit přístup k těmto písemnostem a nakládání v souladu s touto smlouvou.
Zadavatel je povinen spolupracovat se zpracovatelem při plnění smlouvy, vyhotovit, resp. ověřit podpisem zpracovatelem vyhotovené předávací protokoly na písemnosti a další doklady ve vztahu k příslušnému státnímu archivu. Předávací protokoly musí obsahovat úplný soupis předávaných položek (balíků, šanonů apod.), jejich obsah, rok vzniku, skartační znak, případně další specifikaci. Jednotlivé položky (balíky) musí být označeny číselnou řadou, která odpovídá pořadovým číslům v předávacím protokolu. Jednotlivé balíky, resp. šanony musí být zabezpečeny tak, aby byla zamezena ztráta nebo poškození písemností v nich obsažených při jejich dopravě a manipulaci.
Zadavatel stanoví jmenovitě organizace a jejich pověřené pracovníky, kteří budou oprávněni využívat archivované písemnosti a nahlížet do nich. Informuje tyto pracovníky o umístění archivu včetně kontaktních telefonů zpracovatele. Tito pracovníci jsou při využívání písemností povinni prokázat se zmocněním vydaným zpracovatelem.
4. Povinnosti zpracovatele
Zpracovatel je povinen zabezpečit a provádět veškeré činnosti sjednané touto smlouvou v bodu 2. s odbornou péčí a při dodržení příslušných právních předpisů, zejména:
a) konzultovat se zadavatelem věcnou náplň písemností přebíraných ke zpracování, k uložení, ke skartaci, vytřídit a zpracovat převzaté písemnosti dle platné metodiky včetně vypracování souvisejících písemností (soupisů písemností, návrhů na předání, resp. návrhů na skartaci;
b) protokolárně převzít písemnosti specifikované v bodu 2.smlouvy (u ukladatele nebo v místě jejich uložení) a zajistit jejich manipulaci a dopravu do svých skladových prostor;
c) zpracované a převzaté písemnosti, uložit v prostorech k tomu určených a pečovat o ně v souladu s platným archivním a skartačním řádem po celou dobu platnosti této smlouvy, zajistit odpovídající pojištění skladovaných písemností proti živelným událostem a dalším možnostem jejich zničení a poškození;
d) formálně zajistit a po získání souhlasu od příslušného oblastního archivu fyzicky provést řádnou skartaci písemností, jímž uplynuly stanovené skartační lhůty v souladu se skartačním řádem, vést k tomu stanovenou evidenci a dokumentaci;
e) zajistit pro oprávněné subjekty a osoby, které osvědčí právní zájem a osoby, které se prokáží zmocněním vydaným zpracovatelem, archivní servis pro uložené písemnosti, a to nejpozději do 10 dnů od uplatnění písemného nebo telefonického požadavku; archivním servisem se rozumí nahlédnutí do příslušných uložených písemností, pořízení fotokopií, případně zapůjčení originálů písemností; k tomu vést evidenci případů využití písemností v souladu s archivním řádem.
5. Cena za plnění předmětu smlouvy
Na základě nabídkového řízení se zadavatel a zpracovatel dohodli na ceně za rozsah sjednaných a poskytnutých služeb dle předmětu této smlouvy smluvní cenou, která byla zkalkulována na základě ceníku a odborně zmapovaného rozsahu zpracovávaných a přebíraných písemností (sazba za zpracování písemností ………….Kč za bm, sazba ………Kč za bm a den pro prvních 10 let a …….. Kč za bm pro další roky uložení). Vyúčtování plnění smlouvy vyfakturuje zpracovatel návazně po převzetí písemností k uložení, a to dle skutečného objemu převzatých písemností. K fakturovaným cenám je připočítávána platná sazba DPH. Zadavatel je povinen uhradit fakturu zpracovatele do 20 dnů od jejího obdržení.
Při rozsáhlejších zakázkách je zpracovatel oprávněn požadovat zálohu na plnění předmětu smlouvy, případně fakturovat dílčí plnění, tj. zpracování písemností a následně převzetí a uložení písemností.
6. Závěrečná ustanovení
Zpracovatel odpovídá za škodu na převzatých písemnostech s výjimkou škod, které nemohl při vynaložení odborné péče odvrátit. Tato smlouva se uzavírá na dobu .....(5, 10, resp. 30), platnost končí .................... Smlouvu nelze smluvními stranami dříve vypovědět, pokud byly řádně splněny všechny body této smlouvy. Tato smlouva je závazná i pro případné právní nástupce smluvních stran. Smlouva je vyhotovena ve 4 originálních výtiscích, po dvou pro každou smluvní stranu.
Obě smluvní strany prohlašují, že tuto smlouvu uzavřely dobrovolně a vážně, určitě a srozumitelně, nikoliv za nápadně nevýhodných podmínek pro některou stranu. Smluvní strany jsou vázány všemi ustanoveními smlouvy a na důkaz toho pod textem smlouvy připojují oprávnění zástupci smluvních stran své podpisy.
V Praze dne:
................................................ (za zpracovatele)
................................................ (za zadavatele)