Úvod  >  Vzory  >  Vzor smlouvy

Vzor smlouvy

Smlouva č.pppmmrr

o zpracování, skladování a archivaci písemností uzavřená podle § 2415 až 2429  nového obchodního zákoníku

Zadavatel

............... / subjekt – likvidátor, insolvenční správce apod./
firmy: .............................. v likvidaci/ v konkursu
se sídlem: ............................................................
IČ: .............           DIČ:  ...............................
Bankovní spojení:  ...............................
Zapsaná …………

Zpracovatel

Archipo s.r.o., Praha 6, Papírenská 63/4
zastoupená - ing.Jiřím Čurdou - jednatelem
IČ: 485 90 061    DIČ:  CZ48590061
Bankovní spojení:  MONETA Money Bank, č.ú. 1720808504/0600
Zapsaná v obch. rejstříku v oddíle C, vložka 18328, vedeném Městským soudem v Praze

1. Předmět smlouvy

Předmětem uzavřené smlouvy je komplexní součinnost se zadavatelem při zajištění písemností vzniklých z činnosti subjektu zadavatele, tj. jejich vytřídění, rozdělení, zpracování soupisů a související průběžná součinnost s pracovníky státního archivu. Převzetí vytříděných a zpracovaných písemností, zajištění uložení archiválií do příslušného státního archivu, uložení písemností s neprošlou skartační lhůtou a zajištění skartace písemností s prošlou skartační lhůtou. Odborná součinnost bude ze strany zpracovatele zabezpečena  v  souladu  s  právními  předpisy,  zejména zákonem č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v platném znění, a dále předpisů jej provádějících (vyhl. 645/2004 Sb.). Likvidace převzatých písemností bude provedena postupně v souladu s obecně platnými předpisy a pokyny zadavatele.

2. Rozsah sjednaných služeb (individuálně dle požadavků zadavatele)

  1. zpracování písemností
  2. převzetí, manipulace a uložení písemností
  3. skladování písemností s neprošlou skartační lhůtou
  4. skartace písemností s prošlou skartační lhůtou
  5. archivní servis

K jednotlivým bodům náleží veškeré související činnosti, tj. zpracování příslušných písemností, soupisů, návrhů, kontakt s příslušným oblastním archivem a dalšími orgány a institucemi.

Zadavatel  předá písemnosti  k plnění sjednaného předmětu smlouvy a rozsahu sjednaných služeb na základě Protokolu o předání písemností. Termín  předání  písemností  bude  stanoven  operativně dohodou obou stran.  Předávání  započne  nejdříve   dnem  podpisu  této  smlouvy, ukončeno bude nejpozději do .........., s výjimkou dokladů nutných pro ukončení likvidace, resp. konkursního řízení.  Zpracovatel uloží převzaté písemnosti v rozsahu celkem do  ........... bm (běžným  metrem   písemností  se  pro  účely   této  smlouvy  rozumí písemnosti formátu A4 v šanonech nebo balících postavené v jedné řadě vedle  sebe v  délce 100  cm), v  prostorech vhodných  a příslušnými orgány  schválených  k ukládání písemností.  Tyto prostory jsou situovány v Centrálním archivu v obci Cerhovice  č.p.31 a 32, Středočeský kraj  (telefon/fax  311577594),  resp. v Hlavním archivu v Praze 6 – Bubeneč (telefon 224 317 719).  Převzaté  písemnosti  budou  skladovány  dle stanovených skartačních lhůt  standardně až  po dobu  10 let. Mzdové a  osobní spisy  budou uloženy po prodlouženou dobu, tj. na 30 let. Objem těchto písemností nepřekročí  ............ bm.

Průběžně,  po  dohodě  s  příslušným  orgánem,  v  souladu  s obecně platnými  právními  předpisy  a  pokyny  zadavatele,  zajistí zpracovatel řádnou skartaci  písemností, jejichž doba uschování uplynula.

3. Povinnosti zadavatele

Zadavatel je povinen seznámit zpracovatele s rozsahem všech písemností, vztahujících se k předmětu této smlouvy, umožnit přístup k těmto písemnostem a nakládání v souladu s touto smlouvou.

Zadavatel je povinen spolupracovat se zpracovatelem při plnění smlouvy, vyhotovit, resp. ověřit podpisem zpracovatelem vyhotovené předávací protokoly na písemnosti a další doklady ve vztahu k příslušnému státnímu archivu. Předávací protokoly musí obsahovat úplný soupis předávaných položek (balíků, šanonů apod.), jejich obsah, rok vzniku, skartační znak, případně další specifikaci. Jednotlivé položky (balíky) musí být označeny číselnou řadou, která odpovídá pořadovým číslům v předávacím protokolu. Jednotlivé balíky, resp. šanony musí být  zabezpečeny tak,  aby byla zamezena  ztráta nebo poškození písemností  v nich obsažených při jejich dopravě  a manipulaci.

Zadavatel   stanoví  jmenovitě   organizace  a   jejich  pověřené pracovníky, kteří budou oprávněni využívat archivované písemnosti a nahlížet do nich. Informuje tyto pracovníky o umístění  archivu včetně kontaktních telefonů zpracovatele. Tito pracovníci jsou při využívání písemností povinni prokázat se zmocněním vydaným zpracovatelem.

4. Povinnosti zpracovatele

Zpracovatel je povinen zabezpečit a provádět veškeré činnosti sjednané touto smlouvou v bodu 2. s odbornou péčí a při dodržení příslušných právních předpisů, zejména:

a) konzultovat se zadavatelem  věcnou náplň písemností přebíraných ke zpracování, k uložení, ke skartaci, vytřídit a zpracovat převzaté písemnosti dle platné metodiky včetně vypracování souvisejících písemností (soupisů písemností, návrhů na předání, resp. návrhů na skartaci;

b) protokolárně převzít písemnosti specifikované v bodu 2.smlouvy (u  ukladatele nebo v místě jejich uložení) a zajistit jejich manipulaci a dopravu do svých skladových prostor;

c) zpracované a převzaté písemnosti, uložit v prostorech k tomu určených a pečovat o ně v souladu s platným archivním a skartačním řádem po celou dobu platnosti této smlouvy, zajistit odpovídající  pojištění  skladovaných  písemností  proti živelným událostem a dalším možnostem jejich zničení a poškození;

d) formálně zajistit a po získání souhlasu od příslušného oblastního archivu fyzicky provést řádnou skartaci  písemností, jímž uplynuly stanovené skartační lhůty  v  souladu  se  skartačním  řádem, vést  k tomu stanovenou evidenci a dokumentaci;

e) zajistit  pro oprávněné subjekty a osoby, které osvědčí právní zájem a osoby, které se prokáží zmocněním vydaným zpracovatelem, archivní servis pro uložené písemnosti, a to nejpozději  do 10  dnů  od  uplatnění  písemného nebo telefonického  požadavku; archivním servisem se rozumí nahlédnutí do příslušných uložených písemností, pořízení fotokopií, případně zapůjčení originálů písemností; k tomu vést evidenci  případů využití písemností  v souladu s  archivním řádem.

5. Cena za plnění předmětu smlouvy

Na základě nabídkového řízení se zadavatel a zpracovatel  dohodli na ceně za rozsah sjednaných a poskytnutých služeb dle předmětu této smlouvy smluvní cenou, která byla zkalkulována na základě ceníku a odborně zmapovaného rozsahu zpracovávaných a přebíraných písemností (sazba za zpracování písemností ………….Kč za bm, sazba ………Kč za  bm a den  pro prvních 10 let  a …….. Kč za bm pro další roky uložení). Vyúčtování plnění smlouvy vyfakturuje zpracovatel návazně po převzetí písemností k uložení, a to dle skutečného objemu převzatých písemností. K fakturovaným cenám je připočítávána platná sazba DPH. Zadavatel je povinen uhradit fakturu zpracovatele do 20 dnů od jejího obdržení.

Při rozsáhlejších zakázkách je zpracovatel oprávněn požadovat zálohu na plnění předmětu smlouvy, případně fakturovat dílčí plnění, tj. zpracování písemností a následně převzetí a uložení písemností.

6. Závěrečná ustanovení

Zpracovatel  odpovídá  za  škodu  na  převzatých  písemnostech  s výjimkou škod, které nemohl při vynaložení odborné péče odvrátit.  Tato smlouva se uzavírá na dobu .....(5, 10, resp. 30), platnost  končí ....................  Smlouvu  nelze  smluvními  stranami  dříve  vypovědět, pokud byly řádně splněny všechny body této smlouvy. Tato smlouva je závazná i pro případné právní nástupce smluvních stran. Smlouva je  vyhotovena ve 4  originálních výtiscích, po  dvou pro každou smluvní stranu.

Obě smluvní strany prohlašují, že tuto smlouvu uzavřely dobrovolně a vážně, určitě a srozumitelně, nikoliv za nápadně nevýhodných podmínek pro některou stranu. Smluvní strany jsou vázány všemi ustanoveními smlouvy a na důkaz toho pod textem smlouvy připojují oprávnění zástupci smluvních stran své podpisy.

V Praze dne:

................................................ (za zpracovatele)

................................................ (za zadavatele)