Nový postup při dohledávání dokladů ve spisovně Archipo (GDPR, od 25. května 2018)

Postup při získávání informací a dokladů uložených ve spisovně Archipo je nově upraven interní směrnicí s ohledem na důslednější ochranu osobních údajů, které doklady mohou obsahovat.

Přednostně jsou vyřizovány žádosti zasílané ze strany orgánů sociálního zabezpečení (ČSSZ), a to výhradně zabezpečenou cestou do datové schránky Archipo (ID: extm4vj). Dohledané relevantní doklady jsou zpracovány  do formy ověřených kopií a zasílány zpět žadateli stejnou cestou prostřednictvím datové schránky. Spisovna podle  §35a, odst.6 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě má právo na úhradu nákladů spojených s pořízením výpisu, opisu nebo kopie dokladů, s jejich ověřením a zasláním orgánu sociálního zabezpečení. Výši těchto nákladů reguluje vyhláška č. 339/2014 Sb.

Individuálním osobám (bývalým zaměstnancům subjektu, jehož písemnosti spisovna spravuje) doporučujeme řešit dohledání potřebných údajů pro výpočet důchodu prostřednictvím příslušné ČSSZ, viz. postup výše.

Individuální žadatelé si mohou prostřednictvím našich internetových stránek (www.archipo.cz) informativně ověřit dostupnost chybějících údajů, tj. zda-li jimi požadované chybějící doklady jsou uloženy v naší spisovně. K uplatnění žádosti – ověření dostupnosti lze výhradně použít formulář s našich internetových stránek, který mj. obsahuje formulaci o souhlasu žadatele s nakládáním a zpracováním jeho osobních údajů. Formulář lze vyplnit a odeslat elektronicky tímto postupem:

– na záložce Spisovna vybrat subjekt bývalého zaměstnavatele, tlačítkem Dohledat se otevře formulář, který po vyplnění potřebných údajů a souhlasu se zpracováním údajů lze zaslat elektronicky tlačítkem Odeslat formulář

O výsledku dohledání každé zaevidované žádosti spisovna žadatele informuje elektronicky ve lhůtě do 30 dnů. Pokud se podaří dohledat požadované relevantní doklady, tyto jsou opět zasílány výhradně na příslušnou ČSSZ prostřednictvím datové schránky.